Dystrybucja pasków płacowych pocztą elektroniczną 1s. Pracownikom wysyłamy paski wypłat pocztą elektroniczną. Jak wysłać odcinek wypłaty do Glavbukh Soft przez e-mail?
Narzędzie umożliwia generowanie pasków wypłat pracowników organizacji na dowolny okres czasu i wysyłanie ich na adresy e-mail pracowników i/lub menedżerów.
Tworzone są krótkie paski wypłaty dla pracowników, a szczegółowe paski wypłaty dla kierownika do analizy wyników obliczeń, w których oprócz kwot rozliczeń międzyokresowych i płatnego czasu, okresy ważności rozliczeń międzyokresowych oraz wstępne wskaźniki do obliczeń (stawki taryfowe , procenty płatności itp.).
W nagłówku przetwarzania należy wybrać Organizację i Okres, za który będą generowane odcinki wypłaty.
Następnie w drzewku pododdziałów niezbędne są oznaczone flagami, a lista mailingowa jest automatycznie uzupełniana przez pracowników z wybranych pododdziałów. Lista nie obejmuje zwolnionych, zarchiwizowanych ani oznaczonych do usunięcia pracowników. Szefowie działów są pogrubioną czcionką.
Kierownika działu można określić w podręczniku „Pododdziały organizacji”.
Pracownicy, dla których nie ustawiono adresu e-mail, a adres e-mail menedżera nie mógł zostać określony, są wyróżnieni na czerwono.
Adres e-mail pracownika wskazany jest w katalogu „Pracownicy”.
Kolorem żółtym wyróżniono pracowników, do których można wysłać paski wypłaty, ale którzy nie są oznaczeni odpowiednimi flagami.
Odcinki płac są generowane przy użyciu algorytmów raportu „Listy płac organizacji” o typowej konfiguracji 1C: Zarządzanie płacami i personelem 8.2 i są wysyłane za pośrednictwem standardowej konfiguracji usługi e-mail.
Korzystanie z raportu nie wymaga zmian w typowej konfiguracji i nie wpływa w żaden sposób na jego aktualizację.
Korzystanie z narzędzia jest dość proste. Są co najmniej dwa sposoby.
1. Za każdym razem można otworzyć zewnętrzny plik przetwarzania (użytkownik musi mieć odpowiednie uprawnienia) poprzez menu „Plik - Otwórz”.
2. Możesz zarejestrować przetwarzanie zewnętrzne w katalogu „Dodatkowe przetwarzanie zewnętrzne” poprzez „Usługa - Dodatkowe raporty i przetwarzania." Użytkownik może samodzielnie połączyć przetwarzanie z konfiguracją.
Aby podłączyć nowe przetwarzanie zewnętrzne, musisz je zarejestrować w określonym katalogu. W tym celu z formularza listy katalogów otwórz formularz rejestracyjny, klikając przycisk „Dodaj”. W oknie, które zostanie otwarte, musisz określić zewnętrzny plik przetwarzania z rozszerzeniem .epf (przycisk „Zastąp zewnętrzny plik przetwarzania”). W polu Nazwa zostanie automatycznie wyświetlona nazwa podłączonego przetwarzania zewnętrznego, którą można zmienić ręcznie. W polu Typ wybierz rodzaj przetwarzania „Przetwarzanie”.
Informacje o połączonych procesach wyświetlane są w formie listy referencyjnej. Aby użyć podłączonego przetwarzania zewnętrznego zgodnie z jego przeznaczeniem, otwórz formularz listy katalogów przetwarzanie zewnętrzne i kliknij dwukrotnie żądany wpis.
Narzędzie umożliwia generowanie pasków wypłat pracowników organizacji na dowolny okres czasu i wysyłanie ich na adresy e-mail pracowników i/lub menedżerów.
Tworzone są krótkie paski wypłaty dla pracowników, a szczegółowe paski wypłaty dla kierownika do analizy wyników obliczeń, w których oprócz kwot rozliczeń międzyokresowych i płatnego czasu, okresy ważności rozliczeń międzyokresowych oraz wstępne wskaźniki do obliczeń (stawki taryfowe , procenty płatności itp.).
W nagłówku przetwarzania należy wybrać Organizację i Okres, za który będą generowane odcinki wypłaty.
Następnie w drzewku pododdziałów niezbędne są oznaczone flagami, a lista mailingowa jest automatycznie uzupełniana przez pracowników z wybranych pododdziałów. Lista nie obejmuje zwolnionych, zarchiwizowanych ani oznaczonych do usunięcia pracowników. Szefowie działów są pogrubioną czcionką.
Kierownika działu można określić w podręczniku „Pododdziały organizacji”.
Pracownicy, dla których nie ustawiono adresu e-mail, a adres e-mail menedżera nie mógł zostać określony, są wyróżnieni na czerwono.
Adres e-mail pracownika wskazany jest w katalogu „Pracownicy”.
Kolorem żółtym wyróżniono pracowników, do których można wysłać paski wypłaty, ale którzy nie są oznaczeni odpowiednimi flagami.
Odcinki płac są generowane przy użyciu algorytmów raportu „Listy płac organizacji” o typowej konfiguracji 1C: Zarządzanie płacami i personelem 8.2 i są wysyłane za pośrednictwem standardowej konfiguracji usługi e-mail.
Korzystanie z raportu nie wymaga zmian w typowej konfiguracji i nie wpływa w żaden sposób na jego aktualizację.
Korzystanie z narzędzia jest dość proste. Są co najmniej dwa sposoby.
1. Za każdym razem można otworzyć zewnętrzny plik przetwarzania (użytkownik musi mieć odpowiednie uprawnienia) poprzez menu „Plik - Otwórz”.
2. Przetwarzanie zewnętrzne można zarejestrować w katalogu „Dodatkowe przetwarzanie zewnętrzne” poprzez menu „Narzędzia – Dodatkowe raporty i przetwarzanie”. Użytkownik może samodzielnie połączyć przetwarzanie z konfiguracją.
Aby podłączyć nowe przetwarzanie zewnętrzne, musisz je zarejestrować w określonym katalogu. W tym celu z formularza listy katalogów otwórz formularz rejestracyjny, klikając przycisk „Dodaj”. W oknie, które zostanie otwarte, musisz określić zewnętrzny plik przetwarzania z rozszerzeniem .epf (przycisk „Zastąp zewnętrzny plik przetwarzania”). W polu Nazwa zostanie automatycznie wyświetlona nazwa podłączonego przetwarzania zewnętrznego, którą można zmienić ręcznie. W polu Typ wybierz rodzaj przetwarzania „Przetwarzanie”.
Informacje o połączonych procesach wyświetlane są w formie listy referencyjnej. Aby użyć połączonego przetwarzania zewnętrznego zgodnie z jego przeznaczeniem, otwórz formularz listy katalogów przetwarzania zewnętrznego i kliknij dwukrotnie wymagany wpis.
Nowość w wersji 2:
- Teraz przetwarzanie jest kompatybilne zarówno z konfiguracją KORP 1C: Zarządzanie wynagrodzeniami i personelem, jak iz 1C: Zarządzanie wynagrodzeniami i personelem.
- Dodano obsługę przerwań. Proces generowania i wysyłania pasków płacowych można przerwać, naciskając kombinację klawiszy Ctrl + Break.
- Dodano możliwość losowego sortowania listy wysłanych.
- Do listy nadawców dodano kolumny „E-mail pracownika” i „E-mail kierownika”. Te kolumny są domyślnie ukryte. Kliknięcie na listę wysyłkową prawy klawisz myszy, możesz zadzwonić menu kontekstowe, który pozwala dostosować sortowanie listy, widoczność kolumn i wydrukować listę.
- Po dwukrotnym kliknięciu lewym przyciskiem myszy na dziale, pracowniku lub kierowniku na liście wysłanych otworzy się formularz odpowiedniego elementu katalogu.
- Poprawiono wskaźnik postępu wysyłania odcinków wypłaty. Teraz wyświetla ogólny procent ukończenia (wcześniej postęp wysyłania do pracowników i osobno do menedżerów był wyświetlany osobno).
- Wdrożono możliwość wyboru rodzaju pasków płacowych dla pracownika oraz rodzaju pasków płacowych dla kierownika. Domyślnie dla pracowników generowane są krótkie odcinki wypłat, a dla kierownika generowane są szczegółowe arkusze do analizy wyników obliczeń, w których oprócz kwot naliczania i płatnego czasu, okresy ważności naliczania oraz początkowe wskaźniki do obliczeń ( stawki taryfowe, procenty płatności itp.) ). Rodzaj paska wypłaty można zmienić w ustawieniach.
- W ustawieniach możesz określić format pliku, w jakim zostanie zapisany wygenerowany odcinek płacowy, a następnie wysłany do pracowników i/lub menedżerów. Domyślnie wybrany jest format pliku Dokument PDF(*.pdf).
- Temat listu wyświetla teraz imię i nazwisko pracownika lub nazwę działu, jeśli zostanie wysłany do kierownika.
- Inne drobne ulepszenia.
W piśmie Ministerstwa Pracy Federacji Rosyjskiej z dnia 21 lutego 2017 r. nr 14-1 / OOG-1560 urzędnicy wyjaśnili, że pracodawca ma prawo powiadomić pracowników o składzie ich wynagrodzeń pocztą elektroniczną
Zgodnie z przepisami pracodawca ma obowiązek wypłacać pracownikom wynagrodzenie co najmniej dwa razy w miesiącu. Z reguły przy wypłacie drugiej części wynagrodzenia - ostateczne obliczenie na podstawie wyników z ostatniego miesiąca, wystawiany jest odcinek wypłaty (część 1 art. 136 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej nie ustala procedury informowania pracowników o części składowe wynagrodzenie. Niedawno urzędnicy uznali legalność takiego powiadomienia w formie elektronicznej. Porozmawiamy o tym bardziej szczegółowo w dzisiejszym artykule.
Przepisy ogólne dotyczące odcinków wypłaty
Nie ma jednolitego formularza pasków płacowych, ponieważ zarówno firmy, jak i indywidualni przedsiębiorcy mają prawo do samodzielnego jej opracowania.
Przy zatwierdzaniu formularza brana jest pod uwagę opinia organu przedstawicielskiego podwładnych, jeśli taka istnieje w organizacji (część 2 art. 136 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). W każdym razie odcinki wypłaty 2017 muszą zawierać szereg obowiązkowych informacji (część 1 artykułu 136 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej):
- skład wynagrodzenia ekwiwalent pieniężny(wynagrodzenie, wypłacone premie, wynagrodzenie za nadgodziny);
- inne jednorazowe płatności (dodatek urlopowy, zasiłek chorobowy, czynsz za mienie osobiste i inne);
- odliczenia wskazujące ich przyczynę (podatek dochodowy od osób fizycznych – obowiązkowo, inne odliczenia – o ile występują. Np. alimenty pobrane od pracownika tytułem egzekucji lub wierzytelności wobec instytucji bankowych przekazywane komornikom);
- kwota przekazana pracownikowi w ręce minus wszystkie potrącenia.
Wydawanie odcinków wypłaty jest obowiązkiem każdego pracodawcy, w przypadku naruszenia procedury inspektorzy pracy mogą nałożyć na firmę grzywnę w wysokości 50 tysięcy rubli (część 1 art. 5.27 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej). Organy sądowe zgadzają się z takim stanem rzeczy (zgodnie z postanowieniem Sądu Okręgowego w Swierdłowsku z dnia 20 stycznia 2016 r. nr 72-98/2016 pracodawca nie mógł zaskarżyć kary za niewydanie pracownikom odcinków wypłaty).
Elektroniczne paski wypłat są legalne
W piśmie Ministerstwa Pracy Federacji Rosyjskiej z dnia 21 lutego 2017 r. nr 14-1 / OOG-1560 urzędnicy wyjaśnili, że pracodawca ma prawo powiadomić pracowników o składzie ich wynagrodzeń pocztą elektroniczną. Ten format znajomości nie jest sprzeczny z prawem pracy Federacji Rosyjskiej.
Warunkiem koniecznym jest aktualizacja wewnętrznych aktów i przepisów lokalnych w związku z zaistniałymi zmianami. Istnieje możliwość ustalenia, że paski wynagrodzenia będą wystawiane pocztą elektroniczną, zarówno w układzie zbiorowym pracy, jak iw uzupełnieniu do umów o pracę z każdym pracownikiem. Dozwolona jest również zmiana stanowiska zatwierdzonego przez firmę na formularzu odcinka wypłaty. Zmiany należy ustalać na zamówienie i zapoznać z każdym pracownikiem pod podpisem. Jednocześnie zmiany te nie pogarszają sytuacji podwładnych, co oznacza, że nie ma potrzeby powiadamiania ich na dwa miesiące przed wejściem zmian w życie (art. 74 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).
Warto zauważyć, że komentowane pismo jest pierwszym dokumentem Ministerstwa Pracy, który uznaje zasadność elektronicznej formy powiadamiania o częściach wynagrodzenia.
Program naliczania płac „Bukhsoft: Wynagrodzenie i personel” zapewni kompetentną dokumentację kadrową, a także szybką i prawidłową listę płac wraz z tworzeniem wszystkich niezbędnych raportów.
Jak wystawiać odcinki wypłaty drogą elektroniczną?
W Kodeksie pracy Federacji Rosyjskiej brzmi następujące sformułowanie - konieczne jest pisemne poinformowanie pracowników o składnikach wynagrodzeń. Nie określono żadnych innych wymagań. Dzięki temu, po przesłaniu kalkulacji na e-mail, pracownicy mają możliwość zapoznania się z jej treścią i wydrukowania jej do osobistego przechowania. Wymóg prawny dotyczący formy pisemnej zostanie spełniony.
Wiele firm od dawna i z powodzeniem stosuje elektroniczne zarządzanie dokumentami. Oprócz poczty e-mail istnieją inne opcje, na przykład wysyłanie pasków wypłat w wiadomościach osobistych na komputery pracowników za pośrednictwem firmowej strony internetowej organizacji lub opracowanie i wdrożenie oprogramowanie z dostępem dla każdego pracownika do dokumentów osobistych. Warto zauważyć, że sądy zgadzają się z takimi metodami informowania (wyrok apelacyjny Nowosybirskiego Sądu Okręgowego z dnia 05.06.14 nr 33-4700/2014).
Oczywiście nie każdy pracownik instytucji posiada komputer osobisty, osobistą pocztę e-mail oraz dostęp do Internetu.
W związku z tym nie jest konieczne wyłączenie wersji papierowej, pozostawienie obu wersji powiadomienia nie będzie sprzeczne z prawem pracy.
Aby mieć pewność, że listy płac pracowników są potwierdzane e-mailem, program służący do wysyłania e-maili musi być skonfigurowany do wysyłania wiadomości zwrotnych z potwierdzeniami przeczytania. Dodatkowo poinstruuj księgowego ds. płac, aby dopilnował, aby wszystkie wysłane listy zostały zachowane, a jeśli jest wystarczająca ich kumulacja, można je archiwizować i przechowywać na serwerze.
Aby pomóc księgowemu obliczyć RFP, jeśli pracownicy poproszą o przesłanie odcinka wypłaty. Prosty zabieg, który ułatwia życie.
Koncepcja jest następująca: Automatycznie wybierani są pracownicy, którzy zostali obciążeni wynagrodzeniem za wybrany okres, podczas sprawdzania z osoby fizyczne dyspozycyjność pracowników adres e-mail a arkusz rozliczeniowy (zwany dalej RLS) jest tworzony zgodnie z osoby fizyczne, (w zależności od ustawień, patrz niżej) - plik radaru jest archiwizowany (zawsze, Archiwum ZIP) i ustawione jest hasło (opcjonalnie), po dodaniu go do tabeli do wysłania kolejnym krokiem jest kliknięcie przycisku wyślij. Jeśli dane z jakiegoś powodu nie mieszczą się w tabeli, informacje można znaleźć na tablicy wyników. Przesłane dane nie są zapamiętywane, dlatego należy najpierw posprzątać adresy e-mail pracowników (jest do tego zakładka Admin), ponownie Formularz i pewnie naciśnij przycisk Wysłać. To wszystko, teraz rozszyfruję zakładkę Admin .
W panelu administracyjnym gromadzona jest część konfiguracyjna i minimalna automatyzacja procesu ładowania adresów e-mail (z pliku lub znanych administratorów LDAP) do katalogu Osoby. Mianowicie: w katalogu ZUP 2.5 znajdują się dane kontaktowe (adres, numer telefonu itp.)
tu dodawany jest adres e-mail pracownika (osoby fizycznej) oraz, jeśli to konieczne, hasło do archiwum (przy pierwszym uruchomieniu przetwarzanie ustali, że nie ma takich pól usług i poprosi o ich dodanie lub nie). Teraz na samej karcie
1. Konfiguracja archiwizacji radarowej - przy użyciu hasła do archiwum, jeśli wybrane i osoba nie posiada hasła, zostanie ono wygenerowane automatycznie losowo (cyfrowe, sześciocyfrowe).
2. Rodzaj radaru - odpowiada wyborowi w standardowym raporcie odcinki wypłaty pracownicy.
3. Ustawienia serwer poczty elektronicznej- zwykle wypełniane z administratorem, jeśli nie, to możesz iść za przykładem: jesteś księgowym, masz własną skrzynkę pocztową [e-mail chroniony]%mail.ru to serwer powinien być smtp.mail.ru, Zaloguj sie Lara, hasło hasło do skrzynki pocztowej, teoretycznie powinno działać, trzeba będzie sprawdzić odpowiednio, pracownicy otrzymają radar w Twoim imieniu, przetestowano go z własnym serwerem pocztowym.
4. Wczytywanie poczty z LDAP (schemat samba 3.x) zadziała tylko wewnątrz sieci firmowej, należy zadzwonić do administratora i wskazać ten element, ciężko to wytłumaczyć, ale nie jest to potrzebne, ale administrator to zrobi Rozumiesz.
5. Wczytywanie wiadomości e-mail z pliku - obsługiwany format xls (Excel) i separator txt średnikami. Warunek obowiązkowy: w pierwszej linii znajdują się nazwy kolumn, powinny być nazwane Employee i Email. Jeśli jest to xls, zadziała, jeśli zainstalowany jest program Excel lub OpenOffice. Identyfikacja odbywa się na podstawie nazwiska i patronimiku osoby w bazie danych, do tabeli zostaną załadowane tylko osoby zidentyfikowane (znalezione po imieniu (imię i nazwisko)).
6. Przycisk Wczytaj z bazy danych umożliwia przygotowanie (sprawdzenie) listy pracowników zgodnie z pozycjami.
7. Przycisk Prześlij do bazy danych ostateczna obróbka w celu dodania e-maila i haseł (opcjonalnie) do bazy danych, podczas dodawania analizowany jest aktualny stan pól, w przypadku sprzeczności pojawia się pytanie o dalsze działania.
8. przycisk? (prawy górny róg) wywołuje przeglądarkę z linkiem do tego posta.
Wyślij odcinek wypłaty do e-mail- najszybszy i wygodnym sposobem spełniają wymagania TC. Niektóre programy księgowe posiadają niezbędną funkcjonalność. Instrukcje krok po kroku znajdują się w artykule.
Redakcja magazynu Glavbukh przetestowała cztery programy księgowe: Glavbukh Soft, produkty 1C i Kontur.Accounting. Glavbukh Soft zajęło najmniej czasu i wysiłku, aby wysłać paski wypłaty. W 1C wysyłanie jest również wygodne, ale wcześniej musisz skonfigurować rachunek organizacja i sama wysyłka to żmudny proces. W Kontur.Accounting nie ma masowej wysyłki. Zobacz tabelę porównawczą i szczegółowe instrukcje poniżej.
Stół. Porównanie produktów Glavbukh Soft, Kontur.Accounting i 1C
Program | Czy można wysyłać ulotki? | Jak długo trwała operacja? | Prostota interfejsu |
Glavbuh miękki | Wszystko jest tak proste i jasne, jak to tylko możliwe. Nie musisz konfigurować mechanizmu wysyłania. Najważniejsze, że e-maile są wskazane w osobistych kartach pracowników |
||
1C: Księgowość i 1C: Zarządzanie płacami i personelem | 30 minut na założenie konta i listy mailingowej | ||
Kontur.Księgowość |
Jak wysłać odcinek wypłaty do Glavbukh Soft przez e-mail?
W program księgowy Glavbukh Soft ma taką funkcjonalność. Poniżej instrukcja krok po kroku.
Krok 1. Upewnij się, że karty osobiste pracowników zawierają e-maile
Przejdź do modułu Zasoby ludzkie/Informacje podstawowe. Sprawdź, czy karty osobiste w sekcji „Dodatkowe informacje” zawierają e-maile.
Krok 2. Wybierz pracownika, w imieniu którego mailing zostanie wysłany
Przejdź do modułu Wynagrodzenie/Usługa/Ustawienia, albo w Konto osobiste/Szczegóły/Ustawienia/Według wynagrodzenia. W bloku „Dystrybucja e-mail” wybierz pracownika z listy.
Glavbukh Soft to wygodna usługa dla księgowości, księgowości kadrowej i towarowej. Program jest zawsze aktualny, aktualizowany przez Internet i nie wymaga specjalisty technicznego. W sprawach księgowych i technicznych możesz w każdej chwili skontaktować się bezpośrednio z twórcami programu, a nie z pośrednikami. Zarejestruj się w programie za kilka minut i od razu zacznij pracę.
Instrukcje dla 1C: Rachunkowość i 1C: Zarządzanie wynagrodzeniami i personelem
Przed wysłaniem pasków wypłat pracownikom musisz założyć konto w 1C.
Krok 1: Skonfiguruj konto e-mail organizacji
Przejdź do sekcji Administracja/Organizator/Poczta/Konfigurowanie konta systemowego. W formularzu, który się otworzy, wprowadź swój adres e-mail, cel konta, kto może korzystać z konta oraz imię i nazwisko właściciela. Kliknij „Wykryj ustawienia połączenia automatycznie (zalecane)”. Następnie program powinien automatycznie określić parametry połączenia, aby skrzynka pocztowa. Jeśli tak się nie stanie, będziesz musiał ręcznie skonfigurować ustawienia połączenia. Może to wymagać programisty.
Krok 2: Sprawdź e-maile pracowników
Do automatycznego wysyłania pasków płacowych karty pracownicze muszą zawierać e-maile. Upewnij się, że są poprawne. Przejdź do pola „E-mail” w sekcji Personel/Pracownicy link "Dane osobowe" lub sekcja Ramki/Zobacz Zobacz też/Osoby/Adresy, numery telefonów.
Przejdź do sekcji Płace/Raporty płacowe/Odcinek wypłaty/Więcej/Wyślij/Utwórz raporty mailingowe lub przyciskiem „Wyślij raport e-mailem”/Utwórz dystrybucję raportów. Wpisz „Nazwa”, zaznacz pole „Przygotowane”. W polu „Wyślij” określ rodzaj wysyłki. Wypełnij zakładki "Raporty" i "Harmonogram". W zakładce „Dostawa” opisz wszystko możliwe sposoby dostarczanie niestandardowych wysyłek.
Na karcie Zaawansowane możesz ustawić dodatkowe ustawienia mailingi. Kliknij opcję Nagraj obiekt.
W rozdziale Administracja/Drukuj formularze, raporty i przetwarzanie/Dystrybucja raportów zgodnie z zapisanymi ustawieniami, uruchom ręcznie, klikając przycisk „Uruchom teraz”. Program umożliwia również automatyczne wysyłanie pasków wypłat do dany czas. Aby to zrobić, musisz odpowiednio skonfigurować dystrybucję.
1C: Księgowość to produkt, który pozwoli Ci skutecznie wykonywać zadania służby księgowej. 1C: Zarządzanie wynagrodzeniami i personelem - program, który pozwala na kompleks personelu i realizację polityki personalnej.
Czy można wysyłać paski wypłat z Kontur.Accounting?
W Kontur.Accounting nie ma możliwości wysyłania pasków wypłat pocztą elektroniczną. Jedyną opcją jest ich przesłanie i wysłanie osobno każdemu pracownikowi z jego poczty.
Kontur.Accounting to wygodna i prosta usługa dla małych firm.